急な休暇が入った場合や会議室だけおさえて欲しいと頼まれた場合など、他の人や会議室メールボックスのカレンダーに予定を書きたいケースがあります。

こういったケースでは色々と皆さん工夫されて運用されているようなのですが、今回は私がやってる方法について書きたいと思います。

編集者の権限を他のユーザーに一般的に与えているような組織であれば勿論問題無いですが、デフォルト設定だと直接のカレンダーアイテムの作成はできません。

仕方ないので、会議開催通知をとして自分を含めた会議を作成します。

ただ、こうすると自分にも予定が入ってしまいます。とはいえ、自分の予定を削除しようとすると、相手先にも会議のキャンセル通知が行ってしまい、最終的な予定表の見た目はCanceled: と入ってしまいます。これだと折角入れたのにあまり意味が無いですよね。

そもそも、これは「会議」という予定表アイテムの以下の様な特性によります。

• 会議にはそれぞれ開催者が設定される
• 開催者以外の参加者は会議アイテムのコピーのみを保持する
• 開催者以外の参加者は仮の予定として予定が作成され、「承諾→正規の予定に」「辞退→削除」となる。
• 会議室はデフォルトでは当該時間に予定が入っていない場合、自動的に承諾処理が実施される
• 開催者は予定時間や場所を変更したり、参加者を変更、会議の削除をしたりできる
• 開催者が会議を削除した場合、参加者全員の予定がキャンセルされる
• それぞれの開催通知、変更通知、キャンセル通知はメールとして流れる

今回は、この辺のところを上手く悪用利用して、相手だけに予定を入れてみたいと思います。

まず、これを実施するには自分の他に1人協力者が必要です。今回は、例えばユーザーBの予定を入れる際に、隣の席のCさんに手伝って貰うことを想定します。

まずは、先ほどのようにサッカー観戦で休んでるユーザーBに会議開催通知を送って仮の予定を作成します。

その後、ユーザーCに一時的にすべてのアイテムに対しての削除権限を付与します。

そして、ユーザーCに頼んで自分の入れたその予定を削除して貰います。Outlook 2010だと右クリックで削除ができた記憶があるのですが、2013だと右クリックからは会議キャンセル通知の（代理送信の）作成に推移してしまうため、Shift+DELキーを押してアイテムを完全削除します。これで、ユーザーAの予定表アイテムが削除されました。

ユーザーAのOutlookに戻って予定表を見てみると、ユーザーBの予定は残っているのに、ユーザーAの予定表からはアイテムが削除されているのが分かると思います。

簡単な流れは以下の通りです。（確認ができたら、付与した削除権限は元に戻しておきましょう。）

感覚的に正規な動作では無い気がするので、Outlookへの更新プログラムの適用などで将来的に出来なくなってしまうかもしれませんが、比較的リーズナブルな手順なのでよろしければお試し頂ければと思います。

導入するユーザーの要件によっては、どうしてもオンプレミスのExchange Serverで立てないといけないケースもあるので、Exchange Onlineの仕様は定期的にチェックしてます。

ご存じかと思いますが、Exchange Onlineを初めとするOffice365のサービス仕様は昨年からファイル（.docxや.pdf）ではなくTechnet上でのオンラインベースでの公開に変更されています。

Exchange Online サービスの説明

2014-04-21版をチェックしていたところ、2013-09-09と比較して色々と変更が加わってました。今回はその中から1つ紹介します。

保存中のデータの暗号化 (BitLocker)

Exchange Server 2013　○（管理者が有効にする必要がある旨の注記有り）
Exchange Online（全てのプラン）　○

この項目、悪い言い方ですがRFPでOffice365外しをする際に利用される、かなりメジャーな仕様でした。今回こちらが実装されたようですが、ユーザーから見てあまり機能面で響く物では無いので特にアナウンスとしては無かったのでしょうか。

例えば他にも以下の様な「オンプレではできるがOffice365では出来ない物」が有りましたが、いずれも実装されていっており、機能要件としてマルバツ表作ってもほぼ差が出ない状態になってきています。

• アドレス帳の分割（→アドレス帳ポリシーの機能実装）
• パブリックフォルダ（→Onlineでも利用可能に。しかも無料）
• 階層型アドレス帳（→Onlineでも有効化可能に）

が、いざ実際に導入フェーズになってみると、色々と機能一覧では出てこない非機能要件の面で差異が出てきて、時には問題になったりもします。

というわけで、来月のSQLWorldさんの勉強会ではその辺りの事を踏まえた上で、運用を踏まえたスムーズなOffice 365導入についてお話ししたいと思います。

SQLWorld★大阪#24 開催情報

向く組織、向かない組織、導入が決まったのであれば変えていくべきポイントなど、具体例含めて紹介したいと考えています。

前回の投稿では、Office365で利用可能になった階層化アドレス帳のさわりをご紹介しました。

今回は、実際に利用していく上でいくつか考えていく必要のあることを中心にお話したいと思います。

1.階層として利用できるグループの種類について

Office365では、①メールが有効なセキュリティグループ　②配布グループ　③動的配布グループ　という3つの種類のグループを利用する事ができます。

テストというグループの下にそれぞれの種類のグループを入れて、アドレス帳に表示しないオプションを入れてない物-1（デフォルト値）と入れていない物-2を作成しました。

動的配布グループはアドレス帳に表示しないオプションの選択や階層化アドレス帳として利用する為に必要な Set-Group -IsHierarchicalGroup $true 自体が入れられませんでしたが、とりあえずはグループメンバーに入れたままテストしてみます。

結論）階層化アドレス帳の階層グループには「メールが有効なセキュリティグループ」「配布グループ」が利用できる。利用する場合はPowerShellのSet-Groupコマンドレットで -IsHierarchicalGroup を $true に設定し、アドレス帳非表示の属性は有効化してはいけない。

2.複数組織にまたがるユーザー（兼務者）の扱いについて

階層化アドレス帳はグループ内のメンバーであるユーザーを再帰的な展開はせずにそのまま表示します。この為、例えば「Contosoグループ会長　兼　Fabrikam株式会社社長」などのユーザーを表現したい場合は、「Contosoグループ」「Fabrikam株式会社」の両方のグループのメンバとして登録すれば両方に表示されます。

ただし、注意が必要なのは右側の一覧画面の中で表示される「役職」についてはグループの情報では無く、各ユーザーに静的に設定された値が表示されますので、一般的には本務の方を役職欄に入れる形が多いかと思います。

3.同一グループ内の並び順について

ここが階層化アドレス帳の最大の特徴にして、日本から要望が上がって機能化したんだなとしみじみ思う点の1つです。日本人は、社員の一覧を表示する際に50音順では無く役職順に並ぶ事を美学としています。

この為、

こーんな並び方をしてた日には、酒井総務課長からけしからんというメールを頂く事にもなりかねません。

このため、階層化アドレス帳で表示させるユーザーやグループには、SeniorityIndex というパラメータを設定して明示的に偉さの順番を表現することができます。

例えば、社長440 常務430 部長320 課長 310 係長220 社員210 などと定めて、それを各社員にSet-User -SeniorityIndex で設定をしておけば、

といった表示となり、酒井総務課長も満足してくれます。また、複数の同一階層の組織の並び順（例えば営業部が前なのか総務部が前なのかなど）を行う際にも利用できます。

元から会社の人事システムなどでコードがあればそれで良いですし、なければ後から間に役職を足せるように適宜間を開けた数を振りましょう。（え？担当部長代理と担当課長とどっちが偉いかって？　そんな事は人事の人にでも聞いて下さいw）

4.同一階層内での並び順について

同一階層で、同一SeniorityIndexの場合、もしくはその設定が無い場合、並び順はフリガナが設定してあればその順に、無ければASCIIコード順になります。

こちらもASCIIコード順だと特に日本語の環境の場合は視認性が悪くなりますので、フリガナを設定しておきましょう。コマンドはSet-User [ユーザー名] -PhoneticDisplayName [フリガナ]です。

5.その他

• Outlook Web App(OWA) からは利用できません。Outlook 2010/2013のみです。OWAからも利用したい場合は、BBSさんのAddressLookなどのアドインを活用しましょう。
• 階層型アドレス帳関連の設定は基本的にPowerShellからコマンドラインベースで行います。組織改編や人事異動は気合いで乗り切りましょう。（昔は管理ツールとかも出てたのですが…）
• アドレス帳ポリシー(ABP)と併用することはサポートされていません（参考）。（※試した限りでは上手く階層が作れれば動きます。アドレス帳非表示設定になってると階層型アドレス帳に表示されないのと同じ理屈で、トップから表示させたい各階層のグループ＆メンバーまで上手くアドレス帳ポリシーに則って分割できれば…。）

Office365（Exchange Online）は、新機能の追加に加え、「パブリックフォルダ」「アドレス帳の分割」など、発表以降オンプレミスのExchange Serverでしかできない機能制約がどんどん解消されています。

今回、その中で特に日本のユーザーにとって要望が多かった階層型アドレス帳(HAB)がOffice365でも利用できるようになりました。

階層型アドレス帳というのは、階層構造の組織をそのままアドレス帳として表示させる物です。（特に日本の企業であればなじみやすいかと思います。）

階層型アドレス帳を利用する手順は、大きく以下の2つになります。（その後、必要に応じて並び順などのカスタマイズを行いますが、これは次回の投稿で書きたいと思います）

1. 階層構造として表示したいアドレスをグループとそのメンバーとして表現し、そのグループのIsHierarchicalGroupの属性をTrueにする
2. Set-OrganizationConfigで階層構造の最上位となるグループを指定する

会社組織の場合は最上位は「全社」、企業グループの場合は「○○グループ」になります。今回は、Contoso株式会社とFabrikam株式会社から構成されるContosoグループでアドレス帳を作ってみます。

階層用のグループは専用で作成しても良いですし、既存で利用している組織グループがあればそれでも構いません。グループを作成してメンバーを構成したら、各グループにIsHierarchicalGroupのフラグをセットします。

Set-Group -identity [グループ名] -IsHierarchicalGroup $true

そして、最後に最上位のグループを指定します。（Enable-OrganizationCustomizationが必要とエラーメッセージが出た場合、事前に実行します。）

Set-OrganizationConfig -HierarchicalAddressBookRoot [最上位グループ名]

これで、Outlookからアドレス帳を開くと（OWAからは階層化アドレス帳は利用できません。Outlook専用です）、新たに「組織」というタブが表示されるようになります。

（設定前）

（設定後）
  

次回は、階層化アドレス帳を実際に利用していく上でのTIPSをいくつか紹介したいと思います。

それにしてもどんどん便利になっていきますね。